Etapas de un evento

Anteproyecto

Perfil de los participantes
- Interno, externo, mixto.
- Características y antecedentes.

Objetivos y valores a transmitir
- ¿Qué se quiere lograr?
- ¿Por qué y para qué?
- ¿Cómo se va a evaluar?
- Todo objetivo debe ser mensurable.

Proyecto

Contenidos
- ¿Qué se va a transmitir en el evento?
- Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la implementación temática.

Técnicas
- Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.

Recursos
- Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.

Presupuesto
- Consulta a diferentes proveedores.
- Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas.
- Confección del proyecto.

Logística
- Selección de recursos.
- Departamento creativo.
- Evaluación y diseño de las actividades.
- Diseño de los elementos a utilizar.
- Evaluación de los tiempos de armado y desarme.
- Recursos humanos necesarios.


Decisión

Evaluar si las propuestas presentadas permitirán el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.

Evaluación económica

Preevento

Reuniones de organización.
Diseño del timing, story board.
Logística de armado y desarme.
Preparación de elementos.
Diseño y preparación de las actividades.
Capacitación de los recursos humanos necesarios.
Supervisión de todos los proveedores.


Evento

Armado
- Recepción de los elementos.
- Supervisión del armado.
- Puesta en escena.

Desarrollo
- Control de la gestión de cada proveedor.
- Dirección general del evento.
- Atención y solución de imprevistos.

Desarme
- Supervisión

Postevento

Evaluación
¿Qué pasó?
¿Cómo pasó?
¿Se cumplieron los objetivos?