Etapas de un evento

Anteproyecto

Perfil de los participantes
- Interno, externo, mixto.
- Características y antecedentes.

Objetivos y valores a transmitir
- ¿Qué se quiere lograr?
- ¿Por qué y para qué?
- ¿Cómo se va a evaluar?
- Todo objetivo debe ser mensurable.

Proyecto

Contenidos
- ¿Qué se va a transmitir en el evento?
- Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la implementación temática.

Técnicas
- Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.

Recursos
- Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.

Presupuesto
- Consulta a diferentes proveedores.
- Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas.
- Confección del proyecto.

Logística
- Selección de recursos.
- Departamento creativo.
- Evaluación y diseño de las actividades.
- Diseño de los elementos a utilizar.
- Evaluación de los tiempos de armado y desarme.
- Recursos humanos necesarios.


Decisión

Evaluar si las propuestas presentadas permitirán el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.

Evaluación económica

Preevento

Reuniones de organización.
Diseño del timing, story board.
Logística de armado y desarme.
Preparación de elementos.
Diseño y preparación de las actividades.
Capacitación de los recursos humanos necesarios.
Supervisión de todos los proveedores.


Evento

Armado
- Recepción de los elementos.
- Supervisión del armado.
- Puesta en escena.

Desarrollo
- Control de la gestión de cada proveedor.
- Dirección general del evento.
- Atención y solución de imprevistos.

Desarme
- Supervisión

Postevento

Evaluación
¿Qué pasó?
¿Cómo pasó?
¿Se cumplieron los objetivos?

Planificacion de un evento

Antes de planificar un evento, debemos tener en cuenta las siguientes cosas:

1. Planificación.

Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con que medios contamos, audiencia prevista (asistentes, publico en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.

2. Producción.

Son, lo que podríamos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto.

3. Explotación.

Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.

En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.